从行政到人力资源（原创连载）

感悟生活

我们公司的办公楼有9层，老大们在6楼办公的最多。
一天，其中一个老大找我：“这个电梯怎么用的人那么多？每次我送客人走都要站在电梯前等很久，你去看看为什么电梯这么忙？”这叫事么？等电梯是正常的，一按电梯就来是你运气好啊。但是，老大说了，作为我们就要拿出解决的方案。找来电梯的维修方。（我们电梯是承包维修的）问问看这个怎么解决。
问：“在电梯空闲时一台电梯驻停在一楼，一台电梯驻停在6楼，在技术上是否可行”
答：“可以”
OK，找老大回报，老大点头，嗯了一声表示认可。
好了，事情到了这里应该可以说解决了。可是，照例这不是高潮。几天后，这个老大又电话我，让我到2楼，说：“你看看，就这么一层楼，还有人要做电梯，怪不得电梯这么忙呢，马上把2层给我屏蔽掉”说完，老大就踩着她那近10CM的高跟鞋，哒哒哒的走了。留下我一个人在风中凌乱。
公司的2楼有9间会议室，连着副楼的餐厅，所以说2楼人来人去的最多了。把这个楼层屏蔽掉（就是电梯在这一层不停），行政部要给员工骂死的，好不容易建起来的人脉和口碑就会葬送了。可是老大下命令了，不做又不行啊。怎么办呢？

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我回到办公室，泡了一杯茶，开始分析：

老大真的是因为客人等电梯的时间过长么？应该不是，第一次优化后，正常情况下，6楼是基本上会有一部电梯驻停的，这个应该能满足老大使用电梯的需求了；

老大之所以要屏蔽2楼，就是为了减少电梯的使用率，减少电梯的使用率有什么好处？电梯召唤的时间就会减少，电梯运载的次数就会减少，运载的次数减少也就意味着电费神马的会减少，想到这里我明白了。

我立即打电话给保安队长：“调查各个楼层的监控，看看在早晚上下班、中午吃饭这3个时间段以外每层楼的电梯使用情况”

“领导，这个怎么查啊，一楼一个加上电梯里面的9个监控啊，我要派多少人花多少时间才能算出来啊？”

“那要不要我也去和你一起查啊，你就不能用用脑子？派几个人？1个人就行了，把9个监控画面放在一起，调到同一个时间，数个大致人数就行了”

一边让保安调查每层电梯的使用情况，一边找来文员，：“小张啊，你去起草一份倡议书，主要就是节约能源减少电梯的使用，上下一层、两层的就去走走楼梯锻炼身体。

根据保安的调查结果，发现，2、3楼的人坐电梯往下，5、6楼的人坐电梯往上的人数都挺多。看到这些，心理就有底了。

找到老大：“如果直接把2楼屏蔽掉，那么对于我们一直宣扬人性化管理的企业来说这个动作和我们的理念相悖，我建议这样，把2、3楼电梯向下的功能停掉，5、6楼往上的功能停掉，这样一来就等于屏蔽掉了2层楼，又不会影响使用的效率。在发出一份倡议书，倡议大家减少电梯的使用，节约能源，多爬楼梯也能锻炼身体”

老大同意，我知道我找到了老大想要的了，到现在都半年多了，再也没有人提到电梯的事情，上下1~2层楼大家也很知觉的 走楼梯。

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行政工作是个系统的工程，不可能一撮而就，行政工作也是个繁琐的工作，很多的工作都是事务性的工作，行政工作有时是很难有计划性的工作，突发的事情很多。怎么系统的对行政工作进行规划，怎么样在琐碎的事务性工作中在变量中找到不变的，怎么样有调理的面对突发的状况，这就是行政部门负责人应该做的事情。

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系统：行政部具体有多少工作在做，也就是说6个模块有哪些是在行政部的？要理清在你的部门中有多少的流程和体系在运作，你的部门在这些流程和体系中处于什么地位？整个年度行政费用的预算和控制是怎么样的？

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计划：理清楚这些工作和流程后，就要形成工作模版，把变化的工作固定下来；要有台账，通过台账你会发现很多的规律，比如：通过快递台账，你能发现哪些部门的快件多？什么时间多？是私件多还是公件多？等等，当老大认为快件影响公司的工作或者这些费用超出了你的行政预算时，你就可以根据这些台账对这些现象做出相关的制度进行控制。

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应急：当然，我们知道计划赶不上变化，但是，当你的计划性够强时，变化就会少了很多，这样就会有足够的空间去做出调整；一些常规的变化只要适当的调整就行，像对于消防应急、食物中毒、防盗等这些就要形成应急预案，并进行演练。

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2008年我还在外地的一家房产公司做总经办主任的时候，就遇到一个突发性的事件，有个工地在高速的出口边上，当时因为供电部门在做检修，需要在上午9点开始停电，不知道为什么，通知并没有传到我们的工地，从而导致一台正在运行的塔吊失控，调运的钢管急速下坠，钢缆拉倒了脚手架，脚手架的重量拉断了塔吊的大臂，4人被倒塌的脚手架埋没。要是这样，现场的项目经理组织人员进行救援，联系120送往医院，那么前期的救援应急工作也就可以了。怎么那么巧，怎么那么寸，在倒塌的时候，正巧有辆新闻采访车从高速下来，看到了塔吊大臂拉断的过程，所以整个救援的现场都被拍了下来。我接到电话后，第一时间赶往现场，并要求现场项目经理不惜代价抢救，并启动《工伤预急方案》。做出要求后，电话联系老板回报情况，老板的要求和我也一样。开到半途时，项目经理打来电话说：1、所有受伤人员已经被120送往XX医院抢救；2、工地的财务已经随120一起前往；3、告之了新闻采访的事情。
我一边让驾驶员掉头，去电视台一边告之项目经理：“1、告之财务，不惜代价进行抢救；2、查下为什么会特然停电。”
电话老板，告之电台的事情，并说明我现在要去电台；打开电话翻到电台广告部负责人，：“X总，我是XX公司XX，正好在你楼下，有没有空啊，上来喝杯茶。”
“好啊，你是我们的大客户啊，什么时候到？”
“10分钟”
项目经理打来电话：“因为供电局检修线路，在报纸上发出了公告，但是相关的书面通知并没有送到工地”得知这个消息后，立即电话老板，并请老板联系供电部门说明相关情况。
后来在和供电部门的一起努力下，相关的报到并没有出现在新闻中，由于涉及其他原因，这里就不再详细的写出经过。
我所想要表达的是，当你遇到突发的情况，1、你要冷静，要冷静的分析目前的情况，并做出先后的判断。2、涉及到人员、财产损害是，特别是人员伤害的，态度一定要积极，要做出正面的决定。3、千万别随便表态，这个好像和上面的冲突，其实，你仔细的想想就会明白了。4、在你的权限之外的时候，一定要请示，并保留证据，在上面的事件的处理中，有几次我都是编辑短信，等待领导的答复。

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看来行政不怎么受欢迎啊，再说一个就不说了，换点人力资源的聊聊。

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透过现象看到本质
我们公司有2个停车场，一个是办公大楼下面的，能停80辆左右，一个是在厂区边上的，能停300辆左右，办公区和厂区之间有一条马路，在办公楼的边上有许多的商铺，有一天我在吃早饭的时候发现在商铺前的人行道上停着很多公司员工的私家车大概50辆左右。按说，公司的停车场足够用，还要保安看守，安全什么的都没有问题，为什么不停在停车场而宁愿冒着风险停在外面呢？

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我电话保安队长：“为什么好多的私家车不停在停车场而要停在外面，你去了解下”
下午，队长答复，停在外面下班方便，可以少走很多的路。
听到这个答复，我就觉得事情没有那么的简单，停车场和店铺之间不过几十米，能少走多少的路？
我让队长去准备2件事：1、登记所有停在外面车辆的号码，看看这些车都是谁的；2、设备部领用两个移动的摄像头，看看在上班期间谁的车动过；
第二天下午，队长拿来了内存卡，我看了监控明白了，主要一些技术管理人员上班的自由度比较高，上班期间可以随便的出去；再有就是一些腐败的问题。